Administratieve werkzaamheden

Iedereen die in de bibliotheek werkt krijgt regelmatig de vraag wat wij zoal doen als de bibliotheek gesloten is. Vaak wordt er quasi grappig aan toegevoegd dat we dan wel aan het lezen zullen zijn: kranten, tijdschriften en boeken. Een mer à … lire.

De bieb uitleenklaar maken
In het begin van de jaren tachtig hadden we daar zeker geen tijd voor. Met man en macht moest er dagelijks hard gewerkt worden om er voor te zorgen dat we om tien ’s ochtends, of om een uur ’s middags de deuren konden openen. Veel administratief werk. In een tijd dat ‘de computer’ niet aanwezig was. De eerste kwam in Oss pas in de loop van 1983. Daarvoor deden we ‘alles’ met hand. Vaak met pen en papier, een typemachine.

Elke ochtend moesten er verschillende administratieve handelingen worden verricht, die anno 2021 onwerkelijk voorkomen. Dat had vooral te maken met het feit dat de hele uitleenadministratie op papier werd gedaan. En na een uitleendag moesten alle ‘papieren’ van de vorige uitleendag als het ware verwerkt worden. Opdat de balies ‘schoon’ waren voor een nieuwe uitleendag.

Een gemiddelde uitleendag: (veel) stempels zetten
Voor elke uitleenhandeling werd in die tijd door ons op een uitleenkaartje – dat voorin elk boek zat – het lidmaatschapsnummer van de lener geschreven. En werd op het stempelbriefje voor in het boek door ons een inleverdatum gestempeld. Voor veel oudere mensen is dat hét beeld van iemand die in een bibliotheek werkt: stempels zetten.

Die uitleenkaartjes werden op een stapel ‘gegooid’, en de dag erna alfabetisch op hoofdwoord (zeg: achternaam van de bewuste schrijver) in een kaartenbak weggezet. Alle uitleenkaarten van een bepaalde uitleendag kwamen zo van A tot Z bij elkaar te staan. Honderden, soms zelfs meer dan duizend per dag. De hoeveelheid hing natuurlijk samen met de grootte van het bewuste bibliotheekfiliaal, én of het een drukke uitleendag was geweest.

Helder moge zijn dat het meer dan vervelend is als zo’n uitleenkaartje verkeerd werd opgeborgen, want dan was dat kaartje/boek feitelijk administratief onvindbaar. Een ander groot probleem was als het pasjesnummer van de lener verkeerd of onleesbaar werd opgeschreven.

Het Detroit-systeem
De kern van dit (zogenaamde Detroit-)systeem is dat de unieke uitleenkaart tijdens de uitleenhandeling gescheiden wordt van het boek. Tijdens het inleveren van het geleende boek wordt de bewuste uitleenkaart in de bak opgezocht én weer in het boek gestopt. Tijdens het innemen kan de medewerker constateren of het bewuste boek op tijd of te laat werd ingeleverd. In die tijd hing er een schoolbord in de nabijheid van de inleverbalie. Daarop werden dagelijks de boetetarieven opgeschreven. Een van de vele kleine klusjes, die dag na dag terugkwamen.

De standaard uitleentermijn was in die tijd voor een boek drie weken. Een op 1 april geleend boek resulteerde tot vier dagen boete als het op 26 april werd ingeleverd. In mijn herinnering kostte dat in die tijd tien cent per dag.

Uiteraard konden leden van de bibliotheek in die tijd ook titels reserveren. Dat leverde veel werk op. Niet alleen moest aan het inlichtingenbureau een reserveringsbriefje worden ingevuld, maar het meeste werk zat rondom de uitleenbakken met alle uitleenkaarten. Dagelijks moest een medewerker in alle uitleenbakken op zoek naar de uitleenkaarten van het gereserveerde boek; of boeken. Want het doet er natuurlijk niet toe welk exemplaar van een bepaalde titel aan de lezer ter lening kan worden aangeboden. Aan zo’n uitleenkaart maakten we met een paperclip een briefje vast, let op: reservering.

Het Karmac-systeem was in Oss niet aanwezig
In december 1980 trof ik dit zogenaamde Detroitsysteem in de Osse bibliotheek aan. Ik kende het niet. Had er wel eens van gehoord tijdens mijn opleiding aan de Bibliotheek- en Documentatie Academie in Tilburg, maar me niet gerealiseerd dat zo’n bewerkelijk handsysteem nog zou bestaan.

Als gebruiker van bibliotheken in Veghel en Gemert was ik in de jaren zeventig een ander systeem gewend. Veel moderner. Daar werden alle uitleenhandelingen vastgelegd met behulp van een camera. De medewerker van de bibliotheek maakte van elke uitleenhandeling een foto. Die foto’s werden opgestuurd naar een centrale plek (ik meen dat het bedrijf Karmac heette), waar de relevante data werden verwerkt: informatie over het bewuste boek, de lener en de uitleendatum. Ook de inleverhandelingen werden met dit systeem gedaan. Na verloop van tijd lepelde het systeem vervolgens aanmaningen aan voor leden die een geleend boek nog niet hadden geretourneerd. Om redenen die ik (nog steeds) niet ken had de Osse bibliotheek ooit besloten om dat systeem links te laten liggen. Wellicht wilde men wachten op de volgende ‘revolutie’: dé computer.

Opruimen, dag na dag
Een andere klus die toen ook veel tijd kostte was het opruimen van de ingeleverde boeken; en later allerlei andere materialen. Dagelijks worden er afhankelijk van de omvang van het bibliotheekfiliaal honderden tot duizenden geleende materialen ingeleverd. Die vliegen helaas niet vanzelf terug naar de plek waar ze thuishoren. Integendeel. Het is een groot logistiek proces. Dat altijd doorgaat en waar veel medewerkers en ingehuurde scholieren mee bezig zijn.

Met een boekenkar op stap, dag na dag
Om te beginnen moet er in elke bibliotheek een plek zijn waar die ingeleverde materialen verwerkt kunnen worden, én tijdelijk opgeslagen. Het heeft niet zo veel zin om boek voor boek te gaan opruimen. Beter is om enige tijd de ingeleverde boeken op te sparen. Om ze vervolgens te gaan sorteren. Op achternaam van de schrijver; of op rubrieksnummer voor non fictie boeken.

Na deze sortering worden de boeken op een boekenkar ‘gegooid’ en die kar naar de bewuste afdeling gereden. Daar wordt vervolgens echt opgeruimd. Meestal in twee stappen. In eerste fase worden de boeken op de boekenplank gelegd waar het bewuste boek thuishoort. Nadat zo’n boekenkar is geleegd kan besloten worden om de neergelegde boeken in de kasten te gaan invoegen. Vaker wordt er met de lege kar teruggereden naar het inlevercentrum, om een nieuwe voorraad op te halen. Het échte opruimen wordt in deze variant uitgesteld tot later.

Gezellig én secuur opruimen
In die beginjaren (tachtig) hadden we in bibliotheek Oss de gewoonte om ’s ochtends met de meeste collega’s de boekenkasten netjes te maken. Neergelegde boeken invoegen, en de boeken op elke boekenplank keurig aanschuiven. Het oog wil ook wat!

Ook werd er regelmatig plank voor plank gecontroleerd of alle boeken nog precies op de juiste plek stonden.

Alle romans hebben op de rug een etiket, met daarop de eerste vier letters van de achternaam van de schrijver. Denk aan HART. Maar er zijn veel HART-en: Kees ’t Hart, Maarten ’t Hart, Jan de Hartog, …

In een netjes opgeruimde kast is de volgorde: Kees ‘t Hart, Maarten ‘t Hart, Harten, Hartigh, Hartleben, Hartley, Hartog. De voornaam doet er ook toe als de achternaam exact gelijk is. Dít soort ‘dingen’ leerden we toentertijd ook op de bibliotheekschool. Nieuwe medewerkers worden tegenwoordig intern bijgeschoold.

Oh ja, tijdens dat dagelijkse opruimen was het vaak gezellig; kon er over van alles en nog wat gepraat worden. Opmerkelijk: in de Osse bibliotheek stond ’s ochtends nooit de radio aan. Geen Arbeidsvitaminen voor ons.

“Ik heb het wel ingeleverd!”
Die netheid van de kasten had en heeft twee hoofdredenen. Het is aantrekkelijker voor de leden én het vergemakkelijkt het opzoeken van een door een lener én een medewerker gezocht exemplaar. Denk aan reserveringen; of als een lener komt klagen dat hij of zij onterecht een aanmaningskaart heeft gekregen voor een niet ingeleverd boek. In dat geval moet dat bewuste boek in de kast staan; op de juiste plek. Er was altijd gedoe als dat niet het geval bleek te zijn: “Ik heb het wel ingeleverd!” versus “Maar het boek staat er niet!”

Ruim veertig jaar later moet er nog steeds dagelijks opgeruimd worden. Het grootste verschil met toen is dat dit werk nu vooral door scholieren wordt gedaan; aangestuurd door een medewerker die alle ins en outs van het netjes opruimen kent.

InterBibliothecair Leenverkeer
Dat is vaak ook de persoon die tegenwoordig dagelijks de zogenaamde kastlijsten uitdraait. Op die lijsten staan tientallen titels die iemand om de een of andere redenen wil hebben. Leden, medewerkers of andere bibliotheken.

In het begin van de jaren tachtig stond de Osse bibliotheek als organisatie/instelling letterlijk op zichzelf. We waren niet verbonden met andere bibliotheken. Konden niet in elkaars catalogi kijken. Wel hadden we een papieren systeem om boeken die we niet in onze eigen collectie hadden bij andere bibliotheken aan te vragen. Dat zogenaamde InterBibliothecaire Leensysteem functioneerde, maar was zeer complex en arbeidsintensief. Wederom veel administratief werk.

Er kwamen andere, bewerkelijkere materialen
In het begin van de jaren tachtig leenden we hoofdzakelijk boeken uit; en een verdwaalde diaserie of luistercursus. Tijdschriften konden niet geleend worden.

Maar al kort daarna kwamen er andere materialen bij: video, cd’s, dvd’s, computerspellen, cd-i, Nintendo et cetera. Vaak waren en zijn dat bewerkelijke mediasoorten, want om diefstal te voorkomen werd het belangrijkste deel van dit soort titels in de uitleenbalie bewaard. Dat leverde niet alleen veel extra ‘gedoe’ op tijdens het uitlenen (én innemen), maar ook van tevoren. Op de catalogusafdeling dienden dit soort titels geschikt gemaakt te worden voor uitlening.

Net als toen komen er dagelijks in elke bibliotheek kranten en tijdschriften binnen. Die moeten verwerkt worden. Ergens aangetekend dat een bepaald nummer is binnengekomen. Een sticker geplakt, een stempel gezet.

Die persoon behoort ook te constateren dat een bepaald tijdschrift of krant niet meer wordt bezorgd. Reclameren, nabellen. Regelmatig moeten ook de stapels in de tijdschriftenrekken nagekeken worden. Liggen er niet té veel nummers? Moet er niet afgeschreven worden, of nummers verplaatst naar het magazijn? En liggen de nummers op volgorde? Wel zo handig voor gebruikers en medewerkers van de bibliotheek.

Een andere grote klus was het up to date houden van de ledenadministratie. Maandelijks moesten leden worden aangeschreven worden om hun contributie te betalen, of hun attent te maken op het feit dat ze een bepaald geleend boek nog niet hebben ingeleverd. In die tijd werkten we in Oss nog niet met acceptgiro’s (“Wat zijn dat?” zullen jonge mensen zich afvragen). Het was allemaal handwerk. Verder moesten er dagelijks briefjes verstuurd worden dat een bepaalde gereserveerde titel is ingeleverd en voor een bibliotheeklid klaar ligt. Vaak werd er een standaard briefkaartje met de hand ingevuld en verstuurd. Soms moest er een brief getypt worden.

Typen!
Typisch iets van die tijd, die jaren. In Oss stonden verschillende typemachines, die zeer regelmatig door ons werden gebruikt. Met naast elk machine een flesje met correctie-‘lak’.

Ik kan me nog herinneren hoe bijzonder we het vonden dat de secretaresse van de Osse bibliotheek op zeker moment een elektrische typemachine kreeg. Met een correctietoets. Een wonder.

Inwerken van boeken en andere materialen
Een bibliotheek staat of valt met een goede, brede collectie. Die ontstaat niet vanzelf. Binnen elke bibliotheek zijn vaak meerdere collega’s verantwoordelijk voor ‘de aanschaf’. Zij bepalen welke titels wel of niet aangekocht zullen worden. Dat soort werk wordt door bibliothecarissen gedaan. Maar administratieve medewerkers zijn bij dit hele aanschafproces onmisbaar.

In 1980 werden de meeste boeken net als nu aangeschaft via de Nederlandse Bibliotheek Dienst (‘de’ NBD, tegenwoordig NBD Biblion). Incidenteel werden en worden nieuwe boeken via de lokale boekhandel aangekocht, maar het gros dus niet.

Bibliothecarissen maken wekelijks uit het aanbod van de NBD een keuze. Vervolgens krijgen administratieve medewerkers van de zogenaamde catalogusafdeling de opdracht die titels daadwerkelijk te gaan bestellen. Dat doen ze week na week. Het resultaat daarvan komt week na week op hun bord terecht.

Wekelijks worden immers, afhankelijk van de grootte van bibliotheek of filiaal, enkele tot tientallen dozen met nieuwe boeken afgeleverd. Die administratief verwerkt moeten worden voordat ze in de bibliotheek geplaatst kunnen worden. Denk aan eigendomstempels zetten, eventueel een extra etiket plakken. In het begin van de jaren tachtig werkten we nog met een stamboek. Elk boek werd daarin opgeschreven, en kreeg (daardoor) een stamboeknummer. Een nummer dat ook op het uitleenkaartje werd geschreven. Daardoor was elk exemplaar binnen de Osse bibliotheek van een uniek nummer voorzien.

Cataloguskaartjes voor diverse catalogi
In die tijd werd elke zending nieuwe boeken ook vergezeld van stapels cataloguskaartjes. Die werden gelukkig toen al door de NBD aangemaakt. Een grote uitkomst. Want het maken van een cataloguskaartje kostte in die tijd veel typewerk. Op die cataloguskaartjes stond de titelbeschrijving van een bepaald boek.

Tijdens de bibliotheekopleiding leerden aankomende bibliothecarissen de fijne regels van het titelbeschrijven. Dat is een kunst op zichzelf; we werden daarin op de bibliotheek akademie gedrild. Administratieve medewerkers hoefden dat niet te kunnen. Ze werden wel geacht de door Osse bibliothecarissen zelf gemaakte titelbeschrijvingen op cataloguskaartjes te typen.

Voor elk roman, lees- of prentenboek werden door de NBD minimaal twee cataloguskaartjes meegeleverd. Een kaartje was voor de alfabetische hoofdwoordencatalogus bestemd; het tweede voor de titelcatalogus.

Die kaartjes moesten in die tijd handmatig ingevoegd worden in die hoofdwoorden én titelcatalogus. In de praktijk waren dat grote stellages vol bakken. In Oss waren er in die tijd letterlijk honderden. Dat invoegen diende nauwkeurig te gebeuren. Als je het niet goed deed was zo’n cataloguskaartje (dus een boek) in wezen niet meer opzoekbaar; en bestond als het ware niet.

In de praktijk waren er twee mensen mee bezig. De eerste zette een bepaald kaartje in de juiste catalogusbak op de juiste plaats; maar het kaartje bleef op de stang staan. Waardoor het boven de rest van de kaartjes in de bak bleef uitsteken. En tweede collega controleerde vervolgens of het goed was gedaan, en liet de kaartjes dan zakken door de stang tijdelijk te verwijderen. Alle cataloguskaartjes hadden daartoe (natuurlijk) een rond gat aan de onderkant.

Voor non fictieboeken werden meer cataloguskaartjes meegeleverd: voor de trefwoorden- en de SISO-(zeg: rubrieksnummer)catalogus. Voor romans en leesboeken werden soms ook cataloguskaartjes meegeleverd voor de genrecatalogus.

In het begin van de jaren tachtig kampte de Osse bibliotheek met een specifiek ‘probleem’. Aan het eind van de jaren zeventig had de bibliotheek extra geld van de gemeente gekregen om een vermeende achterstand in de collectie te kunnen wegwerken. Met dat geld waren door de toenmalige directrice heel veel extra boeken aangekocht. Overal in de veel te kleine bibliotheek stonden dozen met niet ingewerkte boeken. Op en onder kasten. Het probleem was dat die boeken door medewerkers van de bibliotheek ingewerkt dienden te worden. Ze moesten niet alleen geplastificeerd worden, maar vooral moest er een titelbeschrijving gemaakt worden. Volgens de (internationale) titelbeschrijfregels.

Typen tot je een ons weegt
Het meeste werk bestond eruit dat voor elk boek twee à vijf cataloguskaartjes getypt moesten worden. Dagenlang werd er door collega’s op typemachines gerammeld. Die vervolgens door een bibliothecaris gecontroleerd moesten worden. En natuurlijk ingevoegd in de diverse catalogi. Er was in die tijd altijd iets administratiefs te doen. Er leek geen eind aan te komen.

Maar toen kwam dé computer!
Die zou veel werk overbodig, dan wel lichter maken. Maar in de praktijk viel dat tegen. In 1983 werd de uitleenadministratie in Oss geautomatiseerd. Om daarmee te kunnen starten was het nodig dat álle boeken van een barcodelabel werden voorzien. Een streepjescode. In mijn herinnering zijn we daar maanden mee bezig geweest. Met de inzet van jonge mensen die via een zogenaamde Werk Verruimende Maatregel (WVM) bij ons te werk werden gesteld. Tijdelijk. Maar in de praktijk stroomden er verschillende jonge mensen door naar vaste, administratieve banen. Een clubje mensen nam alle boeken onder handen. Vervolgens dienden de relevante gegevens van alle gelabelde boeken ingevoerd te worden in ‘het systeem’. Uren, dagen, maanden typewerk.

Aan het eind van het proces konden we beginnen met een nieuw uitleenproces. Oh ja, en alle leden dienden voorzien te worden van een nieuwe lenerspas (met barcode!). In het najaar van 1983 was het zover. Bij de uitleen- en inleverbalie scanden vanaf dat moment medewerkers van de bibliotheek de boeken die de leden wilden lenen, dan wel inleveren. Met een ‘lichtpen’. Het systeem berekende automatisch (“een wonder”) het eventuele boetebedrag én gaf een signaal als een boek werd ingenomen dat gereserveerd was. Vanaf dat moment konden we ook acceptgiro’s aanmaken voor leden die aan de beurt waren voor hun contributiebetaling.

Wat niet verdween: het sorteren en opruimen van de boeken.
Het typewerk bleef tot 1990 bestaan. Toen pas werden ook de verschillende kaartcatalogi als het ware ingevoerd in de computer. En leverde de NBD wekelijks alle nieuwe titelbeschrijvingen digitaal aan. Aan die titelbeschrijvingen konden vervolgens medewerkers van de catalogusafdeling alle bestelde en afgeleverde exemplaren koppelen. Koppelen betekent in de praktijk: plak een barcode op een boek, zoek de bewuste titel in de digitale catalogus op én geef aan in welke kast dat exemplaar hoort te staan. U merkt het al: er verdween werk, maar er kwam ander voor in de plaats. Maar in zijn algemeenheid leverde de computer tijdwinst op. En konden we accurater gaan werken.

De jaren twintig
Anno 2021 zijn er nog steeds veel mensen bezig met administratieve werkzaamheden. Tijdens de uitleenuren, als de bieb open is en bezoekers en leden doorlopend vragen stellen bij de informatiebalie. Vaak gaat het om ‘dingen’ rondom een pasje (waarom kan ik niet inloggen, hoe is dit telaatgeld ontstaan, kan ik een boek reserveren), de catalogus (hoe kan ik dit of dat boek vinden, hoe zoek ik een titel op over het basisinkomen), kranten en tijdschriften in de bibliotheek, het kopieerapparaat, waar kan ik iets uitprinten én hoe kan ik dat doen vanaf een publiekspc.

Doorlopend worden collega’s op de werkvloer over van alles en nog wat aangesproken. De meeste vragen kun je rangschikken onder het kopje administratief werk. Andere vragen hebben meer te maken met ‘inhoud’ en worden doorgespeeld naar een bibliothecaris die in staat geacht wordt ‘alles’ te kunnen opzoeken.

Achter de schermen (binnen én buiten de openingsuren) blijven er ook nog genoeg administratieve klussen over. Die werkzaamheden hebben bijna altijd een link met het bibliotheekautomatiseringssysteem. Dat systeem kan in principe heel veel, maar dient wel ‘begeleid’ te worden door mensen van vlees en bloed; die weten wat ze van het systeem willen en hoe dat voor elkaar te krijgen.

Een belangrijke trend is dat sinds de eerste computer in 1983 kwam de Osse bibliotheek langzaam, maar zeker deel ging uitmaken van een groter netwerk. In eerste instantie door een fusie met bibliotheken uit de regio, later door haar bibliotheekautomatiseringssysteem te koppelen aan systemen uit plaatsen in Noord Brabant, Limburg en Utrecht. Een groot voordeel daarvan is dat veel werkzaamheden voortaan op een hoger niveau, ergens anders gedaan worden. Het nadeel is (natuurlijk) dat je een (groot) deel van je autonomie opgeeft; en afhankelijk wordt van derden, vaak ver weg.

Intermezzo: ‘dé kastlijst’
Dagelijks spuwt het systeem lijsten uit met exemplaren waar ‘iets’ mee aan de hand is. Tijdens de corona-dagen nam de omvang van deze kastlijsten alleen maar toe. Die trend was al voor maart 2020 begonnen. Steeds meer leden van de bibliotheek ontdekken het gemak van de webcatalogus. Daarin kun je thuis gemakkelijk titels opzoeken én reserveren. Als bibliotheek stimuleren we die trend ook door maandelijks via een nieuwsbrief een aanwinstenlijst (op genre, of soort materiaal) aan te bieden. Duizenden bibliotheekleden zijn daarop geabonneerd; en een substantieel én groeiend deel van de bibliotheekpopulatie reserveert regelmatig een bepaalde titel. Dat leidt tot steeds langere kastlijsten. En toen moest corona nog beginnen.

Fitbit?
Wellicht had u het nog niet in de gaten, maar medewerkers van een bibliotheek (en vooral zij die vaak op de werkvloer staan, tijdens en voor de openingstijden) LOPEN erg veel meters op een dag. Ik vermoed dat de meesten van hen met gemak tienduizend stappen per dag halen. Zeker in Bibliotheek Oss, met vier niveaus, vier trappen en circa drieduizend vierkante meter oppervlak.

De jaren dertig, veertig
Ik durf de stelling te betrekken dat administratieve werkzaamheden nooit zullen verdwijnen. Ze zullen wel blijven veranderen. Ik geloof trouwens niet dat er een moment komt dat we geen boeken meer hoeven op te ruimen. E-books zijn leuk, soms gemakkelijk, en hoeven natuurlijk niet opgeruimd te worden, maar fysieke, papieren boeken zullen – dat durf ik te voorspellen – blijven bestaan. Ergo: opgeruimd, nadat ze zijn ingeleverd.

Ik geloof wel in het ‘verhaal’ van Robert Went – een econoom die werkt voor de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid – dat in bijna elke baan doorlopend bepaalde taken zullen verdwijnen (omdat ze overgenomen zullen worden door slimme, zelflerende systemen), maar dat dit geen probleem hoeft te zijn want er zullen altijd nieuwe taken bijkomen.

Ook geloof ik – in dit verband – dat ‘de mens’ samen met (die) slimme, zelflerende systemen gaat ‘oplopen’. Walking – not with the dinosaurs – (but) with the systems!

Samen – mens én systeem – klaren de medewerkers van de bibliotheek nu en straks de klussen die gedaan moeten worden. En de mens krijgt als belangrijke taak die systemen als het ware op te voeden, ze zodanig te kneden dat hij (of zij?) het goede doet. Een mooie taak. En vooruitzicht.

(dinsdag 16 maart 2021)